Functieanalyse is een begrip dat vaak voorkomt in Human Resource Management (HRM), het is dus een begrip over personeel en organisatie. Naast functieanalyse bestaat ook het begrip functiebeschrijving. In dit artikel gaan we echter dieper in op het begrip functieanalyse.
Wat is nou precies een functieanalyse?
Als je een functieanalyse gaat maken, ga in principe de taken voor iedere medewerker binnen een bedrijf of organisatie vastleggen. Daarbij ga je ook analyseren wat de werkzaamheden zijn en je onderzoekt welke competenties nodig zijn voor een bepaalde taak. Om alles goed op een rijtje te zetten is veel interactie met het personeel van groot belang.
Methodes voor een functieanalyse
Om een helder beeld van de taken te krijgen, kan het handig zijn om gebruik te maken van onder meer de volgende methoden:
- Dagboek
Als je ervoor kiest om de medewerkers een dagboek bij te laten houden, kun je er heel specifiek achter komen wat er dagelijks gaande is en wat er nodig is om een bepaalde functie uit te kunnen voeren.
- Interview
Ook dit is een veelgebruikte methode om een helder beeld te krijgen van de taken die verdeeld moeten worden. Hierbij ga je de medewerkers interviewen.
- Observeren
Door het observeren van medewerkers kunnen zowel leidinggevenden als collega’s een helder beeld krijgen van verschillende functies.
- Zelf uitvoeren
Ook wanneer je leidinggevende bent kan het wel eens voorkomen dat je een bepaalde taak (tijdelijk) zelf dient uit te voeren om erachter te komen wat de taak precies inhoudt.
Als je klaar bent met de functieanalyse en je hebt deze goed uitgevoerd, dan kun je aan de slag met de functiebeschrijving. De functiebeschrijving is niets meer dan een uitgebreid rapport over de inhoud van een bepaalde functie met de eisen en capaciteiten die daarbij horen.
Resultaatgerichte functieanalyse
Een resultaatgerichte functieanalyse is een functieanalyse die de gewenste resultaten omschrijft. Zo’n functieanalyse moet verlopen volgens een vast proces:
1. Resultaatgebieden benoemen
Homogene producten/diensten van een medewerker in een bepaalde functie worden geordend in resultaatgebieden. Een resultaatgebied beschrijft producten en diensten, maar geen activiteiten. Vaak wordt een resultaatgebied uitgedrukt met een zelfstandig naamwoord.
2. KPI’s benoemen voor het resultaatgebied
KPI’s (Kritieke prestatie-indicatoren) zijn variabelen om het resultaat van een bedrijf of organisatie te kunnen analyseren. Deze KPI’s geven het resultaat in de resultaatgebieden weer. Een KPI moet zowel geïdentificeerd als erkend worden door een arbeider en door de leidinggevende. Verder moet een KPI feitelijk en handig te meten zijn.
3. Kritieke toestanden beschrijven
Een kritieke toestand beschrijft een bepaalde toestand waarbij een medewerker zich wel of niet succesvol kan onderscheiden ten opzichte van andere collega’s. Dit soort situaties kosten veel inzet en er kan een groot afbreukrisico optreden.
4. Het kiezen van belangrijke gedragscompetenties
Een gedragscompetentie geeft in feite omschrijvingen van functiegedrag weer.
5. KPI’s bepalen voor gedragscompetenties
Als kandidaat moet je paraat zijn om jouw beschikbare kwaliteiten en vaardigheden in te kunnen zetten tijdens het werken in een bepaalde functie.
6. Het bepalen van andere competenties
Hier dien je zelf de overige competenties te bepalen waarover je denkt te beschikken.
7. Wenselijke Big Five sporen bepalen
Door de toevoeging van het Big Five persoonlijkheidsmodel kan de beschrijving van de functieanalyse worden toegepast voor de selectie en het assessment van potentiële nieuwe medewerkers.
8. Wenselijke uitgevoerde teamrollen bepalen
Bepalen wat wenselijk is bij uitgevoerde teamrollen is niet alleen nuttig voor de selectie van nieuwe medewerkers, maar ook uitstekend voor het bespreken van de evaluatie van het functioneren en het verder beslissen over een te volgen koers.
Nog meer oefenen
Wil je nog meer oefenen? Doe dan de assessment training. Met de assessment training kun je tegen een vergoeding levenslang veel gebruikte onderdelen van een IQ test onbeperkt oefenen. Op die manier zorg je er voor dat je beter presteert op een assessment en je zult hoger scoren voor een IQ test en de andere onderdelen. Klik hier om verder te gaan.
